KVKK KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1. BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI'NIN NİTELİĞİ VE AMACI
1.1. GİRİŞ
İşbu imha politikası Overdo Konfeksiyon Teks. Hayv. Gıda Tarım Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. kısaca (OVERDO) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin OVERDO tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle OVERDO nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
1.2. TANIMLAR
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
2. BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
2.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
OVERDO nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. OVERDO her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.
a) Matbu ortamlar |
: |
Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu yazılı, basılı, görsel ortamlardır. |
b) Yerel dijital ortamlar |
: |
OVERDO bünyesinde yer alan sunucular, bilgisayarlar, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır. |
c) Bulut ortamlar |
: |
OVERDO bünyesinde yer almamakla birlikte, OVERDO’ ın kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır. |
2.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
OVERDO, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
2.2.1. Teknik Tedbirler
OVERDO, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
2.2.2. İdari Tedbirler
OVERDO, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
OVERDO sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, OVERDO bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.
3. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
3.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
3.1.1. Saklama Nedenleri
Şirket faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır
3.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Şirket faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
ï İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
ï Kurumsal iletişimi sağlamak.
ï Şirket güvenliğini sağlamak, İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.
ï İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
ï Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
ï Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
ï İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü
3.1.3. İmha Nedenleri
OVERDO bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
3.2 KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ
VERİ KAYIT ORTAMI |
AÇIKLAMA |
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler |
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
3.2.1 İMHA YÖNTEMLERİ
OVERDO, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
OVERDO tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
3.2.1.1 Silme Yöntemleri
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri |
||
Karartma |
: |
Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. |
Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri |
||
Yazılımdan güvenli olarak silme |
: |
Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
3.2.1.2 Yok Etme Yöntemleri
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri |
||
Fiziksel yok etme |
: |
Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleriyle veya yakılarak tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri |
||
Fiziksel yok etme |
: |
Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. |
Üzerine yazma |
: |
Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir. |
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri |
||
Yazılımdan güvenli olarak silme |
: |
Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. |
3.2.1.3. Anonimleştirme Yöntemleri
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
Değişkenleri çıkarma |
: |
İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır. Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir. |
||
|
Bölgesel gizleme |
: |
Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir. |
|
|
Genelleştirme |
: |
Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir. |
|
|
Veri karma ve bozma |
: |
Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır. |
|
3.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
3.3.1. Saklama Süreleri
Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
OVERDO tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
3.3.2. İmha Süreleri
OVERDO, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden OVERDO’ na başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
SÜREÇ |
SAKLAMA SÜRESİ |
İMHA SÜRESİ |
Sözleşmenin hazırlanması ve Sözleşmenin İcrası için gereken Kişisel Veriler |
Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İletişim faaliyetlerinin icrası |
Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi |
Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Log Kayıt Takip Sistemleri |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi |
2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Kamera Kayıtları |
15 gün |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Finansal Faaliyet İşlemleri |
Hizmetin sunulması, faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Müşteri Bilgisi |
TTK md. 82 uyarınca 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Potansiyel Müşteriye ait Kişisel Veriler |
2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Potansiyel Müşteri Talepleri ve Şikâyetleri |
Talep ve/veya şikâyet tarihinden itibaren 10 yıl süre ile saklanır. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İş Ortağı ve Danışman Bilgileri |
Şirket ile olan ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Firmalar Tarafından Şirket ile Paylaşılan Bilgiler
|
Şirket ile olan ilişkisi süresince ve sona ermesinden 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Özlük Bilgileri
|
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı uyarınca toplanan bilgileri
|
15 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çalışan Adayı Bilgileri
|
Sektörel teamül uyarınca 2 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Çalışan olmayan kursiyer, stajyer bilgileri
|
İlişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
SGK Mevzuatı Kapsamında tutulan veriler |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Şirket araçları ile ilgili Lokasyon takip bilgileri |
1 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Şirket faaliyetleri uyarınca saklanması gereken ticari defterler, ticari defterlerde yer alan kayıtlara dayanak oluşturan belgeler, finansal tablolar vs. uyarınca işlenebilecek veriler
|
6102 Sayılı TTK uyarınca 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Vergisel Kayıtlara İlişkin Kişisel Veriler |
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu 5 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
6502 Sayılı TKHK gereğince Satış Sonrası Hizmet Verilmesinin Zorunlu Olması Sebebiyle İşlenen Kişisel Veriler (örn. Ürün Kurulum tarihi, Müşteri İletişim Bilgileri vs.) |
15 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
TTK md.82 uyarınca ticari defter ve kayıtlara dayanak teşkil eden faturaların düzenlenmesine ilişkin müşterilere ait kişisel veriler
|
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
3.4. PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; OVERDO işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez 01.06.2023 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder. Buna göre, Şirkette her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
3.5. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ
OVERDO, gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.
3.5.1. Teknik Tedbirler
3.5.2. İdari Tedbirler
4. BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM
OVERDO, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.
© 2024 OVERDO. Tüm hakları saklıdır.